В статье мы дадим рекомендации по расчету и проверке НДФЛ в 1С:ЗУП перед выплатой аванса.
Рекомендации по расчету НДФЛ
-
Рассчитывать и проводить начисления не заранее, а непосредственно перед выплатой;
-
Не перерассчитывать и не перепроводить документы после их выплаты. Однако если все же такое действие требуется, то нужно сначала отменить выплату и все последующие документы по сотруднику, затем очень внимательно и последовательно все перепровести;
-
Правильно указывать планируемую дату выплаты и следить, чтобы она совпадала с фактической датой. Если вы не знаете заранее, какого числа вы будете выплачивать, то ставьте дату позже. Если вы вернетесь и поменяете дату, то налог пересчитается;
-
Четко контролировать последовательность расчета и выплаты по документам. Ситуации бывают разные, но контроль последовательности позволяет значительно минимизировать ошибки при расчете. В частности, свести к нулю ситуации, когда аванс оказывается больше зарплаты.
Алгоритм при расчете аванса в 1С:ЗУП
1. Проверить / ввести кадровые изменения, изменения в плановых начислениях и показателях за первую половину месяца.
-
Журнал кадровых документов: Кадры – Приемы, переводы, увольнения
-
Журнал плановых начислений: Зарплата – Изменение оплаты сотрудников
2. Ввести плановые удержания за первую половину месяца в журнал: Зарплата – Удержания – Алименты и другие удержания
3. Проверить / зарегистрировать изменения графиков работы, при необходимости ввести индивидуальные графики. Например, если сотрудники работают по сменному графику, то может существенно поменяться количество рабочих дней.
Для изменения графиков работы надо зайти в документы раздела "Кадры":
-
Кадровый перевод / Кадровый перевод списком
-
Изменение графика работы списком
-
Для ввода индивидуального графика:
-
Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики
4. Утвердить / ввести все отклонения от графика работы, при необходимости ввести табель за первую половину месяца:
-
Журнал учета неявок: Кадры – Все отсутствия сотрудников
-
Отпуска по уходу за ребенком: Кадры – Отпуска по уходу за ребенком
-
Сверхнормативная работа: Зарплата – Учет времени – Работа в выходные и праздники / Работа сверхурочно
-
Отчет Табель: Зарплата – Отчеты по зарплате – Учет времени – Табель учета рабочего времени (Т-13)
5. Ввести все разовые начисления, выплачиваемые с авансом, документами раздела "Зарплата". Важно оформить именно документом, иначе начисление может не попасть в расчет зарплаты:
6. Ввести значения накапливаемых показателей за первую половину месяца, если у вас есть подобные сдельные работы. Чаще такие показатели считают уже в зарплате по итогам месяца, но если у вас учитывают показатели при выплате аванса, то нужно внести данные в 1С:ЗУП: Зарплата – Данные для расчета зарплаты.
7. Рассчитать и выплатить аванс
8. Подать уведомление о сумме НДФЛ к уплате:
-
Сформировать в 1С:ЗУП документ: Зарплата – Бухучет – Отражение удержанного НДФЛ в бухучете
-
Синхронизировать данные с 1С:Бухгалтерия и сформировать уведомление на стороне 1С:Бухгалтерии: Отчетность – 1С-Отчетность – Регламентированная отчетность – Уведомления
Сроки подачи:
-
Если аванс выплачен до 22 числа включительно – срок подачи не позднее 25 числа текущего месяца
-
Если аванс выплачен 23 числа и позднее — срок подачи не позднее 25 числа следующего месяца (для декабря – последний рабочий день года)
9. Перечислить НДФЛ:
-
Если аванс выплачен до 22 числа включительно, то уплата НДФЛ не позднее 28 числа текущего месяца
-
Если аванс выплачен 23 числа и позднее, то уплата НДФЛ не позднее 28 числа следующего месяца (для декабря – последний рабочий день года)
Регистрация перечисленного НДФЛ:
Чек-лист по проверкам НДФЛ в 1С:ЗУП перед выплатой аванса
Перед выплатой аванса можно проверить ошибки в НДФЛ. Порядок действий следующий:
Шаг 1. Поиск ошибок в расчете НДФЛ с аванса
Инструменты:
Когда могут возникнуть ошибки в расчете?
Бывают случаи, когда зарплата сотруднику была рассчитана и выплачена, а потом он приносит больничный лист за прошлый месяц или оказывается, что у него был отпуск за свой счет. Тогда по сотруднику вводят документ "Отсутствие за прошлый месяц", и налог с аванса уменьшается на НДФЛ со сторнированной зарплаты. Может даже возникнуть отрицательный доход.
Эту ошибку можно проследить в донастроенном отчете "Анализ НДФЛ по месяцам" в колонке "Исчислено (разница с расчетным)". Про донастроенные отчеты мы писали в другой статье.
Если перед выплатой аванса вы ввели заявление на вычеты, и после ввода забыли пересчитать налог, то сотрудник попадает в документ "Перерасчет НДФЛ". Поэтому также не забудьте проверить этот документ.
Проверки на следующих шагах следует выполнять, когда ведомости на выплату аванса заполнены и проведены.
Шаг 2. Поиск ошибок в НДФЛ при заполнении ведомости на аванс
Инструменты:
-
Отчет "Анализ НДФЛ по документам-основаниям", отбор по документам начисления аванса. Проверяем, правильно ли встает удержанный налог по документам.
-
Отчет "Анализ НДФЛ по датам получения доходов" за период, равный дате выплаты аванса (один день). Проверяем, правильно ли налог встает в уведомления.
Какие могут быть ошибки?
Например, аванс решили выплатить досрочно. При этом, планируемая дата выплаты аванса позднее даты ведомости. В таком случае НДФЛ с аванса не попадает в ведомость.
Чтобы отследить ошибку, в отчете "Анализ НДФЛ по датам получения доходов" ставим период, равный дате выплаты аванса и отбор "По сотрудникам". Здесь можно сравнить колонки "Исчислено налога" и "Осталось удержать".
В случае ошибки нужно:
-
Исправить планируемую дату выплаты в начислении за первую половину месяца;
-
Перезаполнить "Ведомость на аванс" или обновить в ней налог по всем работникам.
Также, если у сотрудника есть долг на начало месяца, то в ведомости НДФЛ с аванса заполняется в меньшей сумме, чем исчислен.
Чтобы проверить ошибку в отчете "Анализ НДФЛ по документам-основаниям" ставим отбор по документам начисления аванса. В колонке "Осталось удержать" будут суммы по сотрудникам с ошибкой.
Для удобства в настройках отчета документ-основание нужно вывести в шапку. При этом условие нужно указать "В списке" – тогда можно анализировать несколько документов. Если указать "Равно", то отчет будет выведен по конкретному документу.
Можно также выявить случаи, когда документа начисления нет, а выплата есть.
В таком случае нужно:
-
Вручную скорректировать сумму к выплате в Ведомости на аванс;
-
Увеличить сумму к выплате по документу начисления аванса;
-
Добавить строку с отрицательной суммой долга и документом-основанием (но поле документа можно оставить и пустым);
-
Обновить налог по сотруднику в Ведомости.
Шаг 3. Поиск, не удержанного с других доходов: дивидендов, призов и подарков, доходов в натуральной форме
Инструменты:
Пример: сотруднику выдан натуральный доход перед выплатой аванса и нужно удержать НДФЛ. В отчете проверяем даты получения дохода с начала месяца и до даты выплаты аванса.
Так, на скриншоте ниже в колонке "Осталось удержать" отражается 130 рублей – налог с натурального дохода в 1000 рублей. В этом случае нужно сделать дополнительную строку, минусуя ее из дохода и плюсуя к налогу.
Шаг 4. Поиск сотрудников с необходимостью зачета НДФЛ в аванс
Инструменты:
Обработка анализирует весь период по выбранной организации. Это удобно, поскольку не нужно запоминать и специально искать таких сотрудников. При возврате НДФЛ сотрудник больше не будет отражаться в обработке.
Как вы уже увидели, исправление ошибок требует ручного ввода данных. Если в вашей компании много сотрудников, то корректировка может занимать много времени. Например, при компенсации затрат на питание.
В этом случае могут помочь дополнительные обработки. Если у вас есть такие задачи, то оставляйте заявку – специалист с вами свяжется.
